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Optimiser la gestion de son agenda

publié le 22/04/2015 à 11:28
Optimiser la gestion de son agenda

Avoir un agenda bien rempli est le souhait de nombreux thérapeutes. Surchargé, ce dernier deviendra très vite une véritable gêne dans l’exercice de votre activité. Nous vous proposons une action en cinq points pour ne pas vous laisser déborder.


Savoir-faire souvent négligé, la gestion de l’agenda permet pourtant au thérapeute d’améliorer sa productivité. La plupart des difficultés engendrées sont dues à un nombre trop important de rendez-vous. Dans ce cas de figure, un thérapeute réagira souvent par des comportements inadaptés qui, loin de l’aider, risquent au contraire d’empirer la situation.

1- Adopter un rythme sain

Quand on est embourbé dans un agenda trop encombré on a tendance à augmenter son temps de travail. On commence par diminuer le nombre de pauses, on en supprime certaines et on finit par avoir un rythme de travail exténuant. Cette surchauffe provoque peu à peu une baisse de la productivité ainsi qu’une fatigue générale qui s’installe peu à peu. Sans compter les effets dans la vie privée du thérapeute, un mauvais rythme de travail conduit à faire des erreurs, engendre des conflits et diminue de manière générale la qualité des prestations thérapeutiques.

Votre agenda se doit donc d’être aéré et fluide. Prévoyez quelques moments de pause dans la journée. Rien n’est plus stressant et contre-productif qu’un agenda qui ne vous permet pas cette respiration salutaire dans votre activité. Les praticiens qui se vantent d’être littéralement débordés adoptent une approche qui n’a rien à voir avec une organisation performante de leur activité.

2- Accorder le temps nécessaire aux rendez-vous

Pour faire face à l’affluence, il ne faut pas réduire le temps consacré aux séances. Plus ces dernières sont courtes plus, a priori, il est possible de satisfaire de personnes. Cependant la qualité des soins risque de pâtir si ces derniers sont prodigués à la va-vite. De plus, moins de temps pour soigner conduit à prévoir plus de rendez-vous et donc à surcharger l’agenda, effet totalement inverse de celui escompté ! Consacrer un temps juste à ses rendez-vous, c’est diminuer le temps d’attente, les coups de fils, les retards et les annulations et donc se délester d’une partie du stress pour plus se consacrer aux soins.

3- Limiter la planification et les délais

Un agenda surchargé amène invariablement à une augmentation du délai entre deux rendez-vous. Le problème lié à cet allongement fait peser une pression supplémentaire sur les épaules du thérapeute. De plus, dans beaucoup de cas, un délai trop important entre deux rendez-vous augmente le taux d’absentéisme et d’annulation. Un autre travers grave consiste à prévoir consciencieusement plusieurs rendez-vous d’avance pour une seule et même personne. Cette initiative, loin de dégager l’agenda sature les semaines à venir, contribue à augmenter les délais, le temps de travail, et raccourcit la durée des séances. En définitive, il est difficile de prévoir de combien de rendez-vous aura besoin une personne, ce serait même inquiétant puisque chaque séance a une influence sur les suivantes. Un thérapeute gérant son agenda efficacement ne doit pas être obligé de proposer un délai d’attente supérieur à deux semaines entre deux rendez-vous. Il est important d’avoir une bonne visibilité et de conserver une certaine souplesse en ce qui concerne l’agencement de votre emploi du temps. En évitant de surcharger les semaines à venir et dans le cadre d’une gestion aérée de l’agenda, il sera aussi beaucoup plus facile au thérapeute de répondre aux urgences éventuelles.

4- Anticiper les annulations et les retards

Ces derniers font partie intégrante de la gestion d’une activité thérapeutique. Or ils ne doivent pas être source de stress. Il faut bien saisir que la plupart des annulations et des retards sont fonction de la manière dont les personnes se sentent prises en charge par le thérapeute. Au-delà de 5 % acceptables, les absentéistes sont considérés comme étant des personnes qui traduisent un malaise ressenti au cours des séances précédentes. Ce dernier est principalement engendré par un sentiment de frustration lié au manque d’égards ou d’intérêt de la part du praticien. Une personne dont le thérapeute est surchargé se sentira moins écoutée et donc plus susceptible de « décrocher » de la thérapie. En entretenant de tels ressentis, un agenda mal géré porte préjudice à ‘activité. Offrir une facilité de prise de rendez-vous participe au bien-être des individus et donc limite les annulations et le stress qu’elles provoquent.

5- Limiter le nombre d’entrées

Une fois tous les points d’action précédents mis en place, le thérapeute devra se pencher sur le calcul exact du nombre de personnes qu’il peut recevoir et traiter dans une période donnée. Il saura comment faire pour proposer alors des soins dans un environnement plus détendu, plus organisé et donc de meilleure qualité. Après avoir établi ce nombre, il lui faudra suivre une politique simple qui consiste à ne pas avoir plus de patients entrants que de sortants et de toujours rester à l’équilibre sous peine de retomber dans une saturation progressive.


Amandine Le Pin